Merajut Masa Depan Organisasi Melalui Pengelolaan Karyawan Berbakat

Menarik sekali apa yang diungkapkan oleh Subir Chowdury pada bukunya Organization 21 C. Dia menguraikan pandangannya tentang karakteristik organisasi yang akan eksis pada abad 21. Hanya organisasi yang dipimpin oleh karyawan berbakat (Talent Employees) sajalah yang akan eksis pada saat itu.
Apa yang dimaksud dengan talent?
Dia mengatakan bahwa talent adalah kapabilitas yang dipakai untuk menciptakan nilai yang dihargai dan diakui oleh stakeholder utama yaitu owner, manajer dan pelanggan.
Karyawan berbakat sendiri adalah karyawan yang tidak hanya pintar dalam mengerjakan tugas rutinnya saja tetapi karyawan yang dapat memahami keterkaitan tugas / pekerjaannya pada rantai nilai (value chain) organisasi / perusahaan.
Sinyalemen sebagaimana yang dijelaskan oleh Subir Chowdury pada bukunya yang telah diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia oleh Penerbit Indeks (Kelompok Gramedia) tahun 2005 berjudul Organisasi Abad 21, sudah mulai diterapkan oleh perusahaan-perusahaan besar.
Pakar Human Resources Pande Nyoman Agus Jaya sebagaimana dikutip dari majalah Human Capital edisi Desember 2006 mengatakan bahwa pengelolaan Human Resources berdasarkan pada CBHRM (Competence Based Human Resources Management) sudah ketinggalan zaman. Saat ini beberapa perusahaan besar sudah mulai menerapkan sistem TBHRM (Talent Based Human Resources Management). Perusahaan yang dimaksud adalah Citibank, Caltex, Unilever, Coca Cola, Standard Chartered, HSBC. Sementara beberapa perusahaan lokal yang mulai menerapkan sistem TBHRM ini adalah PT. Wijaya Karya, Bank Mandiri, Bank Central Asia dan PT. Lautan Luas.
Bagaimana agar organisasi dapat mengelola karyawan berbakat sehingga dapat menciptakan keunggulan organisasi?
Organisasi harus dapat mengidentifikasi dan menciptakan iklim atau suasana yang sangat diminati oleh karyawan berbakat.
Lantas iklim dan suasana yang bagaimanakah yang diminati oleh karyawan berbakat?. Ada baiknya terlebih dahulu kita melihat beberapa ciri yang dimiliki oleh kebanyakan karyawan berbakat. Dari beberapa penelitian yang dilakukan, dapat diidentifikasi beberapa ciri karyawan berbakat diantaranya inisiatip - berusaha untuk menjadi yang pertama melakukan sesuatu, inovatip - memiliki perilaku mengarahkan dan pioner menginspirasi atau memotivasi karyawan lain.
Karyawan berbakat berinisiatip memulai sesuatu yang baru. Dia tidak suka sesuatu yang prosedural atau sesuatu yang bersifat kemapanan. Bisa dibilang karyawan berbakat dapat menjadi lokomotip perubahan di perusahaan. Dia tidak suka pada status quo. Berubah atau mati, istilah yang cocok bagi mereka juga sebagaimana yang diajarkan oleh Reynald Kasali dalam bukunya Change.
Masih ingat cerita Edward Deming ketika dia pertama kali menggulirkan ide PDCA (Plan – Do – Check – Action)?. Saat itu ide brilyannya tidak laku di negara asalnya, Amenrika Serikat. Pada saat ide tersebut dia paparkan dihadapan para insinyur dan saintis Negara Jepang, ide tersebut justru mendapatkan tanggapan positip. PDCA selanjutnya identik dengan TQCnya Jepang. Pada tahun 1980-an barulah perusahaan-perusahaan Amerika Serikat menyadari kekeliruannya. Saat itu, mulailah mereka mengadopsi PDCA. Sayang itu berarti mereka sudah tertinggal sekitar 50 tahun dari Jepang.
Karyawan berbakat selalu inovatip dan dapat mengajarkan keinovatipannya kepada karyawan lainnya. Untuk yang satu ini jelas perusahaan-perusahaan Jepang memiliki sistem yang baik dalam mencetak karyawan berbakat. Melalui budaya Gemba Kaizen, karyawan dituntut untuk selalu berinovasi di lingkungan kerjanya.
Karyawan berbakat menginspirasi dan memotivasi karyawan lainnya. Karyawan berbakat adalah karyawan yang tidak mau bahwa perubahan yang diusulkannya, tidak hanya dia sendiri yang melakukannya. Dia berharap karyawan lainnya melakukan hal yang sama dengannya. Karyawan berbakat senang berbagi dengan karyawan lainnya. Namun perlu diingat, tidak semua karyawan berbakat dapat dengan mudah atau memiliki kemampuan dalam menterjemahkan ide brilyannya.
Setelah kita mengetahui ciri-ciri karyawan berbakat maka kita harus dapat mengelolanya dengan baik. Talent Management System menjamin karyawan berbakat dari perusahaan lainnya untuk datang melamar kepada perusahaan kita. TMS juga dapat membuat turn over karyawan berbakat yang dimiliki sangat kecil.
Apa yang harus dilakukan dalam menerapkan TMS?
Membuat jenjang karir yang jelas bagi karyawan berbakat.
Jelas, karena mereka calon pimpinan masa depan maka jenjang karirnya pun lebih
cepat dibandingkan karyawan lainnya.
Manajemen harus mendefinisikan terlebih dahulu kriteria atau requirement karyawan berbakat. Selanjutnya dilakukan sistem seleksi yang ketat. Sangat disarankan untuk dilakukan proses asessment.
Disamping karir yang jelas, sistem reward imbal jasapun harus disetting dengan baik.
Organisasi harus menciptakan dan mengembangkan budaya organisasi yang mendukung berkembangnya karyawan berbakat. Budaya yang dimaksud diantaranya kreatip inovatip, terbuka dengan kritik dan saran, welcome terhadap perubahan dsbnya.

Apa Manfaat Pengelolaan TMS?
Manfaat yang dapat dirasakan oleh organisasi yang menerapkan TMS adalah
TMS dapat mengubah organisasi yang awalnya berjalan biasa-biasa saja menjadi organiasi yang berlari kencang.
Karyawan yang tidak berbakat akan merangsang karyawan yang tidak berbakat untuk menjadi karyawan berbakat.
Menjadi daya tarik bagi karyawan berbakat dari perusahaan lain untuk bergabung dengan perusahaan kita.

Karir Karyawan Berbakat
Berkaitan dengan sistem karir seperti yang dijelaskan di muka, berikut contoh penentuan karir karyawan berbakat. Dalam contoh tsb, seluruh karyawan dikelompokan dalam 3 golongan yaitu karyawan berbakat, karyawan standar dan karyawan sub standar. Karyawan berbakat memiliki kesempatan promosi minimal 2 tahun ke grade yang lebih tinggi. Sedangkan karyawan standar memiliki kesempatan promosi 4 tahun ke grade yang lebih tinggi. Adapun karyawan sub standar memiliki kesempatan untuk promosi ke grade yang lebih tinggi minimal 6 tahu sekali.
Disini jelas karyawan berbakat memiliki percepatan karir yang dua kali lebih cepat dibandingkan karyawan yang standar.

Asumsi Karyawan Standar :
1. Karyawan baru (S1 fresh graduate atau pengalaman minimal) masuk maksimal pada umur
25 tahun dengan Grade minimal 5.
2. Usia pensiun maksimal 55 tahun sehingga promosi terakhir diasumsikan terjadi pada umur 53
Tahun.
3. Untuk karir Karyawan Standar maksimal adalah grade 12 (Manajer).
4. Karyawan Standar kenaikan tiap grade adalah tiap 4 tahun dengan mempertimbangkan
performance dan kompetensi ybs.

Asumsi Karyawan Talent :
1. Karyawan baru (S1 fresh graduate atau pengalaman minimal) masuk maksimal pada umur
25 tahun dengan Grade minimal 5.
2. Karyawan talent dapat mencapai karir tertinggi di perusahaan yaitu Gradr 16 (VP)
3. Percepatan Karyawan Talent adalah 2 kali lebih cepat dari karyawan Standar / Promosi tiap
grade dapat dilakukan 2 tahun sekali.
4. Asumsi Karyawan Talent mencapai karir tertinggi dapat dicapai pada usia 47 tahun.

Asumsi Karyawan Sub-Standar :
1. Karyawan baru (S1 fresh graduate atau pengalaman minimal) masuk maksimal pada umur
25 tahun dengan Grade minimal 5.
2. Karyawan Sub-Standar maksimal karir adalah Grade 9 (Officer) dengan usia maksimal
promosi dalah umur 49 tahun.
3. Promosi Karyawan Sub Standar tiap grade dapat dilakukan 6 tahun sekali.

Achmad Firdaus
Majalah People & Bussiness
9 Maret 2007

Belajar dari Archimedes

Bayangkanlah kita memiliki sebuah bejana air yang sangat besar. Lalu letakkanlah sebuah bola plastik dan sekeping uang logam lima ratusan rupiah di dalamnya. Sedikit demi sedikit, tuangkanlah air ke dalam bejana tersebut. Apa yang akan terjadi? Uang logam lima ratusan rupiah akan tenggelam di dasar bejana sementara bola plastik akan terangkat mengapung. Dua buah peristiwa yang terjadi secara bersamaan. Dua buah kejadian merupakan dampak dari satu penyebab yang sama yaitu adanya hukum alam, yang di dalam ilmu fisika disebut Hukum Archimedes.
Uang lima ratusan rupiah yang terbuat dari logam, jelas memiliki massa jenis yang lebih besar daripada air. Hal ini mengakibatkan uang logam akan tenggelam di dalam air. Namun bagi bola yang terbuat dari plastik, dia memiliki massa jenis yang lebih kecil dibandingkan air. Bola akan mengapung. Bola akan selalu berada di suatu ketinggian tertentu. Dan yang pasti, posisi bola akan selalu lebih tinggi dari ketinggian air itu sendiri.
Dalam ilmu fisika, massa jenis didefinisikan sebagai fraksional antara jumlah satuan unit massa dan jumlah satuan unit volume, . Bila jumlah satuan unit massa yang mengisi setiap satuan unit volume diperbesar maka massa jenis menjadi besar. Sebaliknya bila jumlah satuan unit massa yang mengisi setiap satuan unit volume diperkecil maka massa jenis menjadi lebih kecil. Perubahan massa jenis juga dapat terjadi bila satuan unit volume bagi setiap satuan unit massa berubah. Bila satuan unit volume bagi setiap satuan unit massa diperkecil maka massa jenis menjadi lebih besar. Sebaliknya bila jumlah satuan unit volume bagi setiap satuan unit massa diperbesar maka massa jenis menjadi lebih kecil.
Selanjutnya, bayangkanlah wadah bejana di atas adalah personifikasi dari sebuah prospek atau kapasitas bisnis suatu industri. Kapasitas industri luar biasa besar, saking besarnya kapasitas ini, kita sebut saja tak terbatas (unlimited).
Ketika kita menjadi yang pertama The First di industri kita, maka posisi kita adalah sebagaimana bola plastik ataupun uang logam lima ratusan rupiah di dasar bejana. Kita dapat dengan leluasa melakukan bisnis. Namun seiring dengan tumbuhnya new comer di industri tersebut menyebabkan persaingan semakin sengit. Persaingan di industripun bisa jadi pertumbuhannya lebih besar dari yang kita prediksikan.
Menyikapi hal di atas, ada dua choice bagi kita sebagai pelaku bisnis di industri ini. Mau jadi uang logam lima ratusan rupiah? Monggo.
Mau jadi bola plastik ? silahkan.
Itu semua tergantung pilihan kita. Arvan Pradiasyah pada bukunya You Are A Leader mengatakan seorang leader akan terlihat derajat ke-’leader’annya pada saat dia mengambil choice.

Jelas bagi kita, agar kita dapat berperan sebagai seorang leader di industri maka kita harus memilih sebagaimana bola plastik di dalam bejana air, bukan sebagai uang logam lima ratusan rupiah.
Dengan berperan sebagai bola plastik, kita tidak hanya the first yang mengisi bejana air tetapi juga akan selalu berada di atas ketinggian tertentu, lebih tinggi dari ketinggian air itu sendiri, the best. Menarik untuk disimak adalah apa yang ditekankan oleh Jack Welch mantan Direktur General Electric bahwa bila lingkungan eksternal lebih cepat berubah dibandingkan anda maka organisasi akan berakhir (Subir Chowdhury, 2005).
Bagaimana agar kita selalu berada di atas ketinggian air sebagaimana bola plastik? Kita harus memiliki massa jenis yang lebih kecil dari air. How ?
Agar massa jenis perusahaan lebih kecil dibandingkan industrinya maka kita harus memperkecil satuan unit massa perusahaan atau memperbesar satuan unit volume perusahaan.
Memperkecil satuan unit massa perusahaan berarti melakukan suatu strategi yang bersifat menyaring, memfilter atau meyeleksi. Menghilangkan sesuatu yag bersifat pemborosan atau efisien dalam operasional.
Mengembangkan sistem recruitment yang baik sehingga hanya memilih karyawan yang capable dan cocok dengan budaya perusahaan saja yang direkrut, adalah salah satu contoh proses seleksi.
Sebagai contoh, Nissan Motor (GB) hanya akan merekrut calon karyawan yang memiliki kecocokan dengan kultur perusahaan.
Anthony Eastwood (David Clutterbuck, 2003) manajer Personnel & General Nissan Motor (GB) Limited mengatakan, ”struktur dan orang-orang harus cocok satu sama lain, jadi kami perlu merekrut orang-orang yang kami rasakan sesuai dengan kultur dan struktur kami yang diberdayakan”.
Sebagaimana diketahui NMGB memiliki struktur yang flate, setiap pekerja memiliki satu hingga lima macam tugas yang saling berbeda, bahkan saling tumpang tindih. Tidak diberlakukannya sistem job description di NMGB membuat setiap orang memiliki kewajiban bekerja tanpa ada batasan fungsi. Sistem bekerja demikian menuntut Bagian Personalia untuk hanya merekrut karyawan yang capable dengan budaya perusahaan saja.
Demikian pula dengan apa yang dilakukan oleh Group Takaful Indonesia, salah satu pioner asuransi syariah di Indonesia. Dalam proses perekrutan karyawan, oleh karena group perusahaan beroperasi berdasarkan syariah maka dalam proses perekrutan dilakukan test syariah. Menarik juga dengan apa yang pernah penulis alami ketika masih bekerja di PT. Sanyo Jaya Components Indonesia, salah satu perusahaan Jepang terkemuka di dunia. Oleh karena budaya perusahaan memerlukan pekerja yang gesit maka dalam proses seleksi karyawan, ada satu tahapan proses seleksi berupa cara berjalan. Bila calon karyawan berjalan dengan lemah gemulai atau kurang bersemangat maka kita melihat ada satu indikasi bahwa ybs kurang gesit dalam bekerja, itu berarti dia kurang cocok dengan budaya perusahaan.
Mengembangkan sistem talent management sehingga menghasilkan pekerja berbakat. Subir Chowdhury (2005) mengidentifikasi bahwa Talent Management System (TMS) dapat dengan segera mengubah suatu organisasi dari organisasi yang lambat dan asal-asalan menjadi pemimpin kelas dunia (baca juga Shobir Chowdhury, the Talent Era).
Memperbesar satuan unit volume perusahaan adalah berarti melakukan strategi pengembangan yang bersifat keratif inovatip.
Contoh kegiatan memperbesar satuan unit volume perusahaan adalah dengan mengembangkan budaya organisasi. Budaya organisasi adalah berbicara ’Bagaimana’ cara perusahaan melakukan sesuatu untuk mencapai objective dan targetnya. Apa yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan Jepang dalam mempertahankan dominasinya di industri yaitu dengan mengembangkan budaya kerja Gemba Kaizen -perbaikan kontinyu di tempat kerja- merupakan suatu contoh bagaimana budaya organisasi menjadi alat yang kuat dalam membangun perusahaan. Demikian pula dengan keberadaan General Electric yang terus menerus berada di puncak kejayaan adalah tidak terlepas dari diterapkannya Six Sigma sebagai budaya kerja perusahaan.
Memperkuat kapabilitas Perusahaan. Yang dimaksud dengan kapabilitas perusahaan adalah kapasitas perusahaan untuk belajar dan berubah atau beradaptasi dengan segala perubahan di lingkungan luar. Sangat menarik temuan yang didapat oleh Foster dan Kaplan (Foster Kaplan dalam Subir Chowdhury) bahwa 61 perusahaan yang tercantum pada Forbes 100 yang diterbitkan pada tahun 1917, ternyata sudah tidak terdata lagi di Forbes terbitan tahun 1987. Dari 39 perusahaan yang tersisa ternyata hanya 18 perusahaan yang tetap bertahan sebagai 100 perusahaan puncak. Penyebab dari kegalalan mereka sebagian besar oleh karena ketidak mampuan perusahaan dalam mengantisipasi perubahan di lingkungan luar.
Salah satu cara yang digunakan dalam rangka meningkatan kapabilitas perusahaan adalah dengan membentuk team perubahan. Team ini bertugas memformulasikan improvement perubahan menuju perbaikan di segala lini.
Cara lainnya yang dapat dilakukan dalam rangka memperkuat kapabilitas perusahaan adalah melalui pembentukan lingkungan pembelajaran. Lingkungan yang demikian dapat tercipta dengan membiasakan setiap individu di dalam organisasi saling berbagi informasi / sharing information. Seorang leader hendaknya tidak boleh terlalu pelit dalam berbagi informasi kepada lainnya.
Tanpa adanya proses berbagi informasi, perubahan sekecil apapun akan sangat sulit untuk dilakukan. Mengapa demikian? Dengan informasi yang terbagi rata diantara anggota organisasi, maka variasi informasi diantara anggota organisasi menjadi kecil. Hal ini membuat terjadinya kesepemahaman diantara anggota organisasi. Tentu saja kesepemahaman ini akan mempermudah perubahan.
Bandingkan bila variasi informasi diantara anggota organisasi sangat besar, tentu akan memperbesar resistansi terhadap ide perubahan. Organisasi akan cenderung lembam untuk berubah.
Memperluas keterlibatan karyawan terutama dalam kontribusi ide-ide pengembangan organisasi, dapat meningkatkan satuan unit volume perusahaan menjadi bertambah besar. Dengan ditindak lanjutinya ide-ide pengembangan yang berasal dari karyawan maka karyawan akan merasa dihargai. Disamping itu ide-ide yang disampaikan oleh karyawan dapat dijadikan sebagai salah satu sumber ide pengembangan organisasi.
Paparan di atas, bila kita kaji lebih jauh akan mengerucut pada proses pemberdayaan organisasi. Patut dikaji lebih mendalam, apa yang dikatakan oleh Subir Choiwdory bahwa Organisasi yang akan eksis di abad 21 adalah organisasi yang melakukan pemberdayaan.

Penutup
Apa yang telah disampaikan di atas bahwa agar perusahaan dapat berperan tidak saja sebagai the first tetapi juga the best, mereka harus memiliki massa jenis yang lebih kecil dari industrinya.
Cara yang harus dilakukan oleh perusahaan tersebut adalah dengan memperkecil satuan unit massanya, juga dapat dilakukan dengan memperbesar satuan unit volume perusahaan.
Kedua kegiatan di atas dapat dilakukan dengan melakukan pemberdayaan perusahaan. Bila pemberdayaan dilakukan maka perusahaan akan dapat berperan tidak saja sebagai the first tetapi juga the best. Tetapi bila pemberdayaan tidak dilakukan maka perusahaan hanya dapat menjadi the first but not the best.

Achmad Firdaus
MAJALAH SWA No 05/XXIII/1-14 Maret 2007